8. AVIS ET TENUE DE REGISTRES
- AVIS ET TENUE DE REGISTRES (NOTICES AND RECORD KEEPING)
Chacune des organisations impliquées dans le développement et l'approbation des Standards Internet doit annoncer publiquement, et doit maintenir un enregistrement accessible au public de, toute activité dans laquelle elle s'engage, dans la mesure où l'activité représente la poursuite de toute partie du processus de normalisation Internet. Aux fins de cette section, les organisations impliquées dans le développement et l'approbation des Standards Internet comprennent l'IETF, l'IESG, l'IAB, tous les groupes de travail IETF et le conseil d'administration de l'Internet Society.
Pour les réunions de l'IETF et des groupes de travail, les annonces doivent être faites par courrier électronique à la liste de diffusion IETF Announce et doivent être faites suffisamment à l'avance de l'activité pour permettre à toutes les parties intéressées de participer efficacement. L'annonce doit contenir (ou fournir des pointeurs vers) toutes les informations nécessaires pour soutenir la participation de tout individu intéressé. Dans le cas d'une réunion, par exemple, l'annonce doit inclure un ordre du jour qui spécifie les questions liées aux standards qui seront discutées.
L'enregistrement formel de l'activité liée aux standards d'une organisation doit inclure au minimum ce qui suit:
o la charte de l'organisation (ou un document définissant équivalent à une charte); o des procès-verbaux complets et précis des réunions; o les archives des listes de diffusion de courrier électronique des groupes de travail; et o toutes les contributions écrites des participants qui se rapportent à l'activité liée aux standards de l'organisation.
En pratique, l'enregistrement formel de toutes les activités du processus de normalisation Internet est maintenu par le secrétariat IETF, et relève de la responsabilité du secrétariat IETF, sauf que chaque groupe de travail IETF est censé maintenir sa propre archive de liste de courrier électronique et doit faire tout son possible pour s'assurer que tout le trafic est capturé et inclus dans les archives. De plus, le président du groupe de travail est responsable de fournir au secrétariat IETF des procès-verbaux complets et précis de toutes les réunions du groupe de travail. Les Internet-Drafts qui ont été retirés (pour quelque raison que ce soit) des répertoires Internet-Drafts doivent être archivés par le secrétariat IETF dans le seul but de préserver un enregistrement historique de l'activité de normalisation Internet et ne sont donc pas récupérables sauf dans des circonstances spéciales.